POLÍTICA DE PRIVACIDADE

LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS – LGPD (LEI N° 13.709/2018)

POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

Esta é a Política de Privacidade da CÂMARA MUNICIPAL DE VILA PAVÃO/ES, Órgão Público do município de Vila Pavão/ES – Poder Legislativo Municipal, CNPJ n° 36.350.361/0001-05, situada na Rua Travessa Pavão, n° 63, Centro, CEP 29.843-000.

Com a finalidade de cumprir os termos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, Lei Federal nº 13.709/2018, a Câmara Municipal de Vila Pavão/ES criou a presente Política descrevendo suas práticas de privacidade e boa governança relacionadas às informações pessoais dos cidadãos, fornecidas de forma presencial ou por meio do endereço eletrônico no canal da Ouvidoria.

Nossas práticas são sempre embasadas na transparência, confidencialidade, segurança, prevenção e respeito aos dados pessoais dos cidadãos, garantindo, assim, no tratamento de dados pessoais, a observância dos fundamentos e princípios da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

A seguir abordaremos, de forma clara e simplificada, a maneira com a qual tratamos seus dados pessoais, esclarecendo em quais momentos iremos solicitá-los, quais dados pessoais necessitamos coletar e para qual finalidade, como e por quanto tempo seus dados são utilizados e armazenados, o que fazemos para manter seus dados seguros, se há hipótese de compartilhamento, quais são os seus direitos, bem como nossa responsabilidade.

1. EM QUAIS MOMENTOS PODEREMOS SOLICITAR SEUS DADOS?

O cidadão que pretende se relacionar com a Câmara Municipal de Vila Pavão/ES poderá ter seus dados pessoais coletados nos seguintes setores:

Ouvidoria; Comunicação; Protocolo; Recepção; Setor de Compras; Gabinete de Vereadores; Uso de Tribuna Livre, Participação em Audiência Pública e em Sessão para Concessão de Honrarias.

2. QUAIS DADOS SÃO COLETADOS E PARA QUAL FINALIDADE?

A seguir, iremos esclarecer quais dados pessoais iremos precisar em cada um dos setores mencionados.

É importante observar que a Câmara Municipal de Vila Pavão/ES apenas coleta os dados necessários para a precisa identificação do cidadão com o qual está se relacionando, a fim de garantir o atendimento específico da demanda solicitada, bem como para o cumprimento de obrigações legais e execução dos contratos decorrentes de suas atividades.

Tratamos dados também para garantir, caso necessário, o exercício regular de direitos em processo judicial ou administrativo, e, em algumas situações, para garantir o interesse legítimo da Câmara Municipal de Vila Pavão/ES, visando preservar o interesse público em geral, por exemplo no caso do tratamento dos dados realizado na recepção para que o cidadão ingresse nos gabinetes ou setores administrativos.

Vejamos, então, os dados coletados em cada setor.

Na Ouvidoria: no site da Câmara Municipal de Vila Pavão/ES, o único meio disponibilizado para o cidadão cadastrar seus dados é por meio do link da Ouvidoria. Os dados pessoais obrigatórios para qualquer tipo de solicitação são: nome completo, CPF e e-mail. As informações são necessárias para afastar o anonimato e garantir a individualização da demanda. Realizando o cadastro para encaminhar a demanda, naturalmente o cidadão consente com o tratamento de seus dados pela Câmara Municipal.

No Setor de Comunicação: diretamente no Setor de Comunicação, uma hipótese em que poderia haver a coleta de dados pessoais seria numa entrevista a um cidadão referente a algum assunto relacionado à Câmara Municipal de Vila Pavão/ES. Nesse caso, seria coletado o nome e a profissão ou algum outro dado básico, apenas para identificação do titular.

Outra situação poderia se dar na transcrição da fala de um Vereador no uso da Tribuna, na qual foi citado o nome de algum cidadão. Na elaboração da matéria seria registrado o nome mencionado pelo Vereador.

No Protocolo: no momento da abertura de um processo, é necessário realizar o cadastro do requerente/autor no sistema informatizado oferecido pela empresa Ágape. Os dados coletados são: nome, CPF e endereço completo, que são de preenchimento obrigatório. São dados básicos para cadastro e identificação do titular.

O sistema ainda permite acrescentar outros dados para melhor individualização, como o RG, celular e o e-mail do titular dos dados. Os dois últimos com a finalidade de informar ao próprio requerente sobre suas solicitações.

Além disso, na hipótese em que o assunto envolver matéria relacionada ao processo legislativo de forma ampla, também será feita a inserção no SPL – Sistema de Processo Legislativo. Nesse caso, apenas o nome do requerente/autor é lançado no referido sistema.

Na Recepção: para que seja autorizado o acesso do cidadão a algum Gabinete de Vereador ou a algum setor administrativo da Câmara Municipal de Vila Pavão/ES, na recepção serão coletados o seu nome, RG ou CPF. Esses dados são importantes para que seja possível o controle legítimo de quem está acessando o prédio público, preservando a segurança de todos.

No que diz respeito aos atendimentos telefônicos, o sistema contratado pela Câmara Municipal apenas armazena o número de telefone que está efetuando o contato, o dia e a hora da ligação. O registro é necessário para identificação do contato.

No Setor de Compras: iremos tratar tipos de dados diferentes a depender do procedimento licitatório adotado. Porém, todos são coletados para cumprimento das obrigações contidas nas leis que tratam das hipóteses de licitação, seja para verificação do atendimento dos requisitos de habilitação jurídica, qualificação econômico-financeira ou regularidade fiscal e trabalhista.

No Gabinete de Vereadores: nesse caso, o tipo de dado a ser tratado dependerá da finalidade pretendida pelo cidadão e pelo Parlamentar. E, atenção, considerando a autonomia do vereador e a liberdade que cada um possui para atendimento à população de forma ampla, a Câmara Municipal de Vila Pavão/ES somente passará a ter responsabilidade pelos dados a partir do momento em que for protocolizado alguma forma de requerimento ou proposição que contenha tais dados pessoais.

Para uso de Tribuna Livre, Participação em Audiência Pública e em sessão para Concessão de Honrarias: para Tribuna Livre são exigidos qualificação completa bem como endereço e dados de contato.

Já para participação em Audiência Pública serão coletados dados básicos de identificação da pessoa que pretenda se manifestar: nome, CPF ou RG e a indicação se o cidadão representa algum órgão ou entidade civil.

Por fim, para recebimento de honrarias, serão coletados dados básicos de identificação. Em se tratando do título de Cidadão Pavoense, o processo será acompanhado, além de documento para identificação pessoal, de justificativa escrita com dados biográficos do homenageado e documentos que comprovem seu local de nascimento, conforme estabelecido no Regimento Interno.

3. COMO E POR QUANTO TEMPO SEUS DADOS SÃO UTILIZADOS E ARMAZENADOS?

Por óbvio, para que seja possível atender as demandas encaminhadas pelo cidadão pela Ouvidoria, os servidores do Setor da Ouvidoria da Câmara Municipal têm acesso aos dados cadastrados, por meio de utilização de senha pessoal de acesso.

As demandas dos cidadãos à Casa Legislativa são controladas pelo Sistema Eletrônico de Informações ao Cidadão (e-SIC), o qual permite o acompanhamento das solicitações.

O referido sistema (e-SIC) é a ferramenta criada para atender ao que preconiza a Lei 12.527/2011, que permite aos cidadãos fazer pedidos de informações públicas e manifestações de ouvidoria em um único local, a partir de um único cadastro.

Importante constar que as demandas da Ouvidoria não são expostas, com o objetivo de preservar a privacidade do cidadão e o sigilo de suas informações pessoais.

Já no Setor de Protocolo e Portal da Transparência conforme informado anteriormente, o banco de dados utilizado é o Sistema Ágape, disponibilizado pela empresa contratada pela Câmara Municipal de Vila Pavão/ES.

Em que pese às demais áreas da Câmara Municipal, tais como, Controle de Recursos Humanos, Compras e Licitações, Controle de Almoxarifado e de Patrimônio, a empresa prestadora dos serviços e consequente armazenamento de dados é a E&L Produções de Software.

Importante, também, um esclarecimento melhor acerca do SPL. Trata-se do Sistema de Processo Legislativo, uma ferramenta disponibilizada pela empresa de Software Ágape, no site da Câmara Municipal de Vila Pavão/ES, a fim de propiciar publicidade à tramitação dos processos legislativos. E, considerando que os dados inseridos no SPL se destinam ao acesso público, não são nele lançados documentos que contenham informações pessoais.

Assim, as informações pessoais extras contidas nos processos físicos autuados não são inseridas no SPL. Permanecem apenas no formato físico e são encaminhadas ao setor de destino. Como é o caso, por exemplo, dos documentos exigidos para solicitação de uso da Tribuna Livre.

Ainda no Setor de Protocolo, o nome do requerente/autor e o número do documento são coletados pelo servidor da Câmara Municipal diretamente por análise do documento físico fornecido pelo titular e as demais informações por solicitação verbal. Os dados são inseridos no sistema manualmente pelos referidos servidores. Conforme visto, portanto, os dados são armazenados de maneira digital nos sistemas da Ágape e do SPL.

Destaca-se, a tempo, que os documentos contidos nos processos físicos não são armazenados no setor de protocolo, pois são direcionados para os setores responsáveis.

Os dados lançados no sistema, lá permanecem pelo tempo permitido por lei, haja vista a necessidade de garantir a segurança da informação e eficiência nos procedimentos novos e vigentes.

Na recepção os dados lançados no sistema, permanecem pelo tempo permitido por lei, pois a Câmara Municipal deve manter o controle daqueles que ingressam no prédio público, garantindo a segurança de todos, bem como a preservação da informação e a eficiência no caso de retorno do cidadão.

No setor de compras, os dados a que a Câmara Municipal tem acesso são armazenados tanto fisicamente nos processos instaurados quanto de forma eletrônica no sistema informatizado de software da empresa E&L.

Em relação aos dados coletados nos Gabinetes de Vereadores, a Câmara Municipal de Vila Pavão/ES somente passará a ter conhecimento e responsabilidade a partir do momento em que for protocolado alguma forma de requerimento ou proposição contendo os dados pessoais coletados.

Assim que houver o protocolo, os dados, conforme visto, serão lançados no sistema próprio ou em registro manual e seguirá a mesma tramitação já vista.

Por fim, os dados pessoais tratados para participação em audiência pública e para concessão de honraria, além de serem registrados nos bancos de dados já mencionados, poderão ser lançados em atas próprias relacionadas às sessões, para o memorial desta Casa de Leis.

Como visto, em regra, com exceção dos dados telefônicos, os dados incluídos nos sistemas eletrônicos contratados ficam armazenados pelo tempo legalmente permitido. Isso garante mais eficiência, segurança e melhor interação com o cidadão.

4. O QUE FAZEMOS PARA MANTER OS DADOS SEGUROS?

Por meio das empresas contratadas para prestação de serviços, empregamos medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações de destruição, perda, extravio ou alteração desses dados.

Além disso, todos os sistemas de banco de dados utilizados pela Câmara Municipal são contratados após a devida tramitação de processos específicos de licitação, respeitados todos os requisitos legais e princípios exigidos pela Lei nº 14.133/2021, Lei nº 8.666/1993, Lei nº 10.520/2002 e demais leis pertinentes.

Soma-se, ainda, o fato de todos os computadores da Câmara Municipal e todos os sistemas de banco de dados contratados serem protegidos por senha de acesso pessoal. Assim, os dados pessoais dos cidadãos são duplamente protegidos, exigindo-se do servidor da Câmara Municipal senha para inicialização do computador e, após, senha para acesso ao sistema de banco de dados.

5. QUAIS SÃO OS MEUS DIREITOS?

A Câmara Municipal assegura aos cidadãos o controle de seus dados pessoais coletados, tratados e armazenados. Diante disso, o cidadão tem uma série de direitos, como:

a) Confirmação: o cidadão pode solicitar a confirmação da existência de tratamento de seus dados em formato simplificado ou por meio de declaração clara e completa;

b) Acesso: o cidadão pode solicitar uma cópia de seus dados fornecidos em um formato legível sob a forma impressa ou por meio eletrônico, seguro e idôneo;

c) Correção: o cidadão pode solicitar a edição, correção e atualização de dados incompletos, inexatos ou desatualizados; e

d) Exclusão: o cidadão poderá solicitar a qualquer momento a exclusão de seus dados do nosso banco de dados.

Para qualquer solicitação, basta enviar um e-mail para cmvp@camaravilapavao.es.gov.br e o nosso Encarregado dos Dados irá atendê-lo (a).

6. MEUS DADOS SÃO COMPARTILHADOS COM ALGUÉM?

Não compartilhamos seus dados com empresas privadas.

Os dados pessoais dos cidadãos cadastrados dos sistemas contratados pela Câmara Municipal não são compartilhados com as empresas que os gerenciam exceto quando necessário para manutenção ou atualização do sistema e, por nós autorizado, é que as empresas poderão ter acesso presencial ou remoto aos dados cadastrados.

Vale esclarecer, ainda, que, para o devido processamento dos requerimentos formalizados pelos cidadãos, os servidores da Câmara Municipal envolvidos no processo terão acesso aos dados cadastrados. Contudo, todos os servidores que, de alguma forma realizem qualquer tipo de tratamento de dados pessoais nessas demandas, comprometem-se pelo sigilo através de Termo de Confidencialidade devidamente assinado.

7. RESPONSABILIDADES

A Câmara limita-se a garantir a segurança dos dados por ela coletados e armazenados, em cumprimento às finalidades descritas nesta Política de Privacidade e demais regras da Lei Geral de Proteção de Dados, isentando-se de qualquer responsabilidade que não esteja aqui prevista e que não tenha dado causa.

Não podemos nos responsabilizar, também, pela veracidade das informações fornecidas pelos cidadãos. Informações falsas ou de má-fé, fornecidas pelo cidadão, são de sua integral responsabilidade.

A Câmara Municipal de Vila Pavão/ES se compromete ainda a:

I. Manter esta Política atualizada;

II. Buscar sempre condições técnicas seguras para o tratamento dos dados;

III. Receber reclamações e esclarecer dúvidas relativas a esta Política e a sua aplicação;

IV. Observar e adotar as providências previstas em comunicações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Na remota hipótese de comprovado vazamento de qualquer dos dados pessoais, providenciaremos o imediato registro de Boletim de Ocorrência Policial, bem como empregaremos todas as diligências possíveis e necessárias na tentativa de recuperação dos dados e resolução do impasse.

8. ALTERAÇÕES

Esta Política de Privacidade poderá ser alterada em razão de alguma modificação na nossa maneira de tratamento dos dados ou conforme exigido por novas disposições legais, regulamentares ou operacionais. Mas, fique tranquilo, pois sempre daremos ampla publicidade em relação a quaisquer alterações.

A versão desta Política de Privacidade foi atualizada pela última vez em 21/06/2023.

9. ENCARREGADO

A Câmara Municipal de Vila Pavão/ES, Controladora dos dados, disponibiliza esta Política de Privacidade para conhecimento dos nossos clientes, esclarecimento de dúvidas, consultas e/ou requerimentos sobre o tratamento de dados pessoais e sobre o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados.

A regulamentação da Lei Federal 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados) na esfera deste Poder Legislativo Municipal foi realizada através da Resolução n° 02/2022 devidamente publicada no site da Câmara Municipal de Vila Pavão/ES e pode ser acessada pelo link a seguir: http://spl.camaravilapavao.es.gov.br/Arquivo/Documents/legislacao/html/R22022.html

Caso queira contatar nosso Encarregado de Proteção de Dados, Stefania Raqueli Vesper Plaster, Diretora Geral da Câmara Municipal de Vila Pavão/ES, envie um e-mail para cmvp@camaravilapavao.es.gov.br.